Wat is ISO 9001?
ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagement. In vrijwel iedere sector is deze kwaliteitsnorm een begrip. Doordat de norm wereldwijd erkend wordt is het een maatstaf voor betrouwbaarheid en transparantie in de markt. In het kort betekent het dat je doet wat je zegt en dat je zegt wat je doet. Met een systeem, gebaseerd op de ISO 9001 norm, weet je zeker dat je continu bezig bent met het verhogen van de klanttevredenheid.
Je leest hieronder meer over ISO 9001, wat het voor je organisatie betekent en wat Organisatieadviesbureau De Vaart daarbij kan betekenen. Wil je meer informatie over deze norm of hoe wij dat borgen bij onze klanten? Maak een vrijblijvende afspraak met één van onze ervaren adviseurs.
Voordelen ISO 9001
Het behalen van een ISO 9001 certificaat heeft verschillende voordelen, zowel extern als intern.
Externe voordelen ISO 9001 certificering
Een ISO 9001 certificering levert je direct een extern (commercieel) voordeel op. Een onafhankelijke partij (een certificerende instelling) toetst of er wordt voldaan aan de eisen van ISO 9001 en kent het certificaat toe. Met het certificaat laat je zien aan je (potentiële) klanten en andere belanghebbenden dat je de zaken op orde hebt als organisatie. Hiermee verhoog je de betrouwbaarheid van het aangeboden product of de aangeboden dienst. Dit wordt uiteraard als positief ervaren door (potentiële) opdrachtgevers en/of vereist in aanbestedingen.
Interne voordelen ISO 9001 certificering
Wellicht nog belangrijker dan de externe voordelen, brengt het implementeren van een ISO 9001 systeem ook diverse interne voordelen op. Het systeem dat we bouwen geeft de handvatten om eens kritisch naar de eigen organisatie te kijken en verbetering door te voeren, niet alleen tijdens de implementatie, maar juist ook daarna. Op die manier ben je als organisatie in staat om continu te blijven verbeteren. Denk aan zaken zoals:
- Is er een duidelijke strategie en is deze correct uitgerold binnen het bedrijf?
- Hoe zorgen we dat we onze doelstellingen wel gaan bereiken in plaats van dat het enkel bij goede ideeën blijft?
- Is onze organisatiestructuur logisch en is voor iedereen duidelijk wat er van hem/haar wordt verwacht?
- Zijn onze (werk)processen efficiënt? Wat kan er hierin nog gemakkelijker of beter?
- Hebben we duidelijk voor ogen wat onze klanten precies van ons verwachten? En zijn we eigenlijk in staat om hier aan te voldoen?
Door aandacht te schenken aan bovenstaande zaken biedt een ISO 9001-systeem de handvatten om:
- Een eenduidige visie en strategie te hanteren waarbij iedereen weet wat er van hun verwacht wordt binnen hun eigen processen.
- (Werk)processen in kaart te brengen, te beheersen en te verbeteren. Extra voordeel: dit zorgt dus ook bijna altijd voor kostenbesparing.
- De hele organisatie inzichtelijk en beheersbaar te maken (o.a. met een organisatieschema en functieomschrijvingen).
- Continu en structureel aan de verbetering van de organisatie te werken.
- Zowel klant- als medewerker tevredenheid te verhogen en daarmee te zorgen dat ze verbonden blijven aan de organisatie.
Hoe behaal je een ISO 9001 certificaat?
In het kort komt het erop neer dat je voor een ISO 9001 certificering een managementsysteem moet opzetten en implementeren dat voldoet aan de eisen van de ISO 9001 norm. Een managementsysteem is het geheel van organisatie- en procesbeschrijvingen in een logische structuur die de handvatten geven voor de beheersing van de activiteiten die plaatsvinden binnen de organisatie.
Nadat het managementsysteem geïmplementeerd is en 3 maanden in gebruik is, wordt het managementsysteem en hoe de organisatie hieraan opvolging geeft beoordeeld door een certificerende instellening. Dit is een onafhankelijke partij die controleert of aan de eisen van de ISO 9001 wordt voldaan.
Wanneer je voor deze beoordeling (externe audit) slaagt, krijgt de organisatie voor 3 jaar het ISO 9001 certificaat uitgereikt. Waarbij jaarlijks, door de certificerende instantie, getoetst wordt of er nog wordt voldaan aan de eisen van de ISO 9001 norm.
Onze adviseurs hebben reeds jarenlange ervaring met alles wat komt kijken bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem. Wij begeleiden je daarom graag bij het opzetten en implementeren van het managementsysteem voor ISO 9001.
Hoe zet je een managementsysteem op?
De Vaart kan je ondersteunen bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem dat aan de ISO 9001 voldoet. Wij hebben al meer dan 500 bedrijven geholpen en durven daarom te garanderen dat het gewenste certificaat behaald wordt!
Onze aanpak bij het opstellen van een managementsysteem is dat we de norm in de eerste instantie opzij leggen en jullie beleid, organisatie en processen als uitgangspunt nemen.
Klik hier om te zien in welke 8 stappen wij samen zorgen voor een kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan alle eisen en waarmee je organisatie klaar is voor certificering.
8 StappenplanWat kan je van De Vaart verwachten?
Bij Organisatieadviesbureau De Vaart kan je terecht voor certificeringadvies en organisatieadvies. Wij begeleiden je bij jouw vraagstukken naar een oplossing die écht werkt voor jouw specifieke situatie. Er is geen sprake van een standaard werkwijze, maar we werken volgens een op maat gemaakt plan voor de organisatie.
In het geval van certificeringsadvies, volgen we niet standaard de eisen van de norm. We volgen de behoeften en wensen van jouw organisatie en zorgen er vervolgens voor dat je daarmee ook voldoet aan de norm, met als resultaat: het gewenste certificaat. Maar het belangrijkste resultaat gaat verder dan dat. De processen – intern en extern – zullen beter verlopen, je blijft interne efficiëntieslagen maken en kostenbesparingen worden mogelijk gemaakt.
Wil je meer weten over onze werkwijze? Klik dan hier.
Onze werkwijze
Direct contact met één van onze adviseurs.
Bel naar 010 26 88 015 of stuur een mail naar info@devaart.nl en stel je vraag geheel vrijblijvend.
Kwaliteitsmanagement
In elk proces binnen de organisatie dat een product of dienst voortbrengt is kwaliteitsmanagement aan de orde. Zo kan je organisatie goed beheerst zorgen dat het product of de dienst voldoet aan de behoeften, specificaties en wensen van klanten. Maar ook aan eisen van andere belanghebbenden, denk bijvoorbeeld aan wetgeving. Niet alleen kwaliteitsverbetering is belangrijk, natuurlijk zijn kwaliteitscontrole en -beheer ook zaken die aandacht krijgen.
Behalve de positieve invloed op de dienst of het product kan kwaliteitsmanagement ook structureel een boost geven aan medewerkers, leidinggevenden en kennis.
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem richt zich op het beheersen en optimaliseren van het beleid, interne organisatie en bedrijfsprocessen met als doel fouten en verspillingen zichtbaar te maken en producten en diensten continu te verbeteren. Dit fundament levert meer grip op de dagelijkse werkzaamheden en biedt een duidelijke koers naar de toekomst.
Een kwaliteitsmanagementsysteem is een set van organisatie- en procesbeschrijving die een leidraad vormt voor de beheersing van de activiteiten. De structuur die De Vaart hanteert voor een ISO 9001 certificering is opgebouwd uit een drietal niveaus: beleid, organisatie en proces. Hieronder is ieder niveau kort beschreven.
Het beleidsniveau voor ISO 9001
Een beleidsverklaring met kwaliteitsdoelen en actieplannen die de organisatie hanteert om deze doelen te behalen.
Het organisatieniveau voor ISO 9001
Op dit niveau wordt de organisatie in kaart gebracht. Denk hierbij aan het opstellen van een organogram, functieprofielen en vergaderoverzicht. Het opstellen van een procedure indiensttreding, opleiden en functioneringsgesprekken.
Het procesniveau voor ISO 9001
Het in kaart brengen van relevante onderdelen van het dagelijkse proces, zoals bijvoorbeeld procedures verkoop, opstarten werk, inkoopproces, de leveranciersbeoordeling en de klanttevredenheidsmeting.
Het managementsysteem voor ISO 9001 certificering heeft met deze drie niveaus een overzichtelijke en efficiënte opzet. Deze opzet borgt continue verbetering van de effecten van de bedrijfsvoering op de geleverde kwaliteit.
Onze adviseurs werken in house, waardoor er korte lijntjes
zijn en we echt aanwezig zijn in de organisatie.
Begeleiding bij ISO 9001 certificering
De Vaart zorgt er – zoals hierboven weergegeven – in 8 stappen voor dat je organisatie een certificaat in handen heeft.
Je kunt hierbij kiezen voor de ontzorgvariant – waarbij wij het voortouw nemen en het systeem met je opzetten – of voor de variant waarbij je alleen een stukje begeleiding wilt en zelf het systeem gaat opzetten.
Onze service stopt niet bij het opzetten van een managementsysteem of het geven van advies. Samen met jou en je medewerkers zorgen we ook voor de implementatie van de benodigde oplossingen en bereiden we jullie voor op de externe ISO 9001 audit. We werken altijd vanuit het bedrijfsbelang. We zien de organisatie als klant, niet de directeur of een individu. Natuurlijk worden de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk belemmerd.
ISO 9001 certificaat: 3 jaar geldig
Voldoet het ISO 9001 managementsysteem aan de eisen van de ISO 9001 norm, is het managementsysteem 3 maanden in gebruik en is het door een certificerende instelling getoetst? Bij het behalen van deze toetsing, wordt de organisatie voorgedragen voor een ISO 9001 certificering en kan je het ISO 9001 certificaat binnen aantal weken verwachten.
ISO 9001 certificering is een driejarige cyclus met jaarlijkse audits. Dit wil zeggen dat het certificaat 3 jaar geldig is. Ieder jaar komt de certificerende instantie weer kort langs om te toetsen of de organisatie zich nog steeds aan het eigen kwaliteitsmanagementsysteem houdt.
ISO 9001 integreren in bestaand managementsysteem
De ISO 9001 norm heeft dezelfde bekende High Level Structure (HLS structuur) waarop andere normen zoals ISO 14001 (link), ISO 27001 en ISO 45001 ook zijn gebaseerd. Dit betekent dat deze norm eventueel gemakkelijk is te integreren in een reeds bestaand managementsysteem. Om te voldoen aan de ISO 9001 norm zullen we de organisatie begeleiden bij het opzetten, implementeren, monitoren, onderhouden en verbeteren van een kwaliteitsmanagementsysteem.
ISO 9001 consultants met ruime ervaring
De consultants van De Vaart hebben een relevante HBO of WO opleiding genoten. Doordat we allerlei verschillende soorten bedrijven in ons klantenbestand hebben, beschikken ze over een brede basiskennis. Je krijgt altijd een consultant toegewezen die bij jou en je bedrijf past. Dit doen we voor een optimale samenwerking tussen jou, je medewerkers en onze organisatie. Periodiek bespreken we met onze consultant de voortgang zodat we de kwaliteit van het project kunnen waarborgen. Indien wenselijk kunnen we een tweetal consultants inzetten voor je organisatie.
Informatie en advies over ISO 9001
Heb je nog vragen over ISO 9001? Neem contact op met één van onze adviseurs door te bellen naar 010 26 88 015 of mail naar info@devaart.nl om te horen wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen. Onze adviseurs voorzien je graag en geheel vrijblijvend van het juiste advies.
Wij helpen je graag meer grip te krijgen op je organisatie.
Veelgestelde vragen over ISO 9001
ISO 9001 helpt organisaties om hun processen goed te organiseren en beheersen. Daardoor kun je kwaliteit consistenter waarmaken, beter sturen op resultaten en structureel verbeteren. Het gaat niet om “hoe goed” je product of dienst moet zijn, maar om hoe je zorgt dat je afspraken nakomt, risico’s beheerst en leert van afwijkingen en feedback. Zo maak je kwaliteit minder afhankelijk van personen en beter aantoonbaar in de organisatie, en richting klanten en opdrachtgevers.
ISO 9001 vraagt dat je kwaliteit structureel borgt in je organisatie. Je werkt klantgericht, stuurt duidelijk aan en zorgt dat medewerkers betrokken zijn en weten wat er van hen wordt verwacht. Processen zijn logisch ingericht en je kunt aantonen dat je continu verbetert. Beslissingen onderbouw je met feiten en informatie, en je beheerst de samenwerking met klanten, leveranciers en andere partners. Zo laat je zien dat je afspraken nakomt en blijft voldoen aan verwachtingen, zonder onnodige extra administratie.
Kwaliteitsbewust handelen betekent dat je dagelijks werkt op een manier die kwaliteit voor de klant ondersteunt. Je doet wat je hebt afgesproken, werkt gestructureerd en handelt op tijd als iets dreigt mis te gaan. Ook zorg je dat je werk controleerbaar is, bijvoorbeeld door duidelijke overdracht, vastlegging waar nodig en transparantie over keuzes. Als er een fout, klacht of afwijking is, los je dat niet alleen op, maar kijk je ook naar de oorzaak om herhaling te voorkomen. Het idee is dat kwaliteit geen “extra werk” is, maar onderdeel van normaal professioneel handelen.
ISO 9001 is niet wettelijk verplicht in Nederland. Wel kan certificering in de praktijk gevraagd worden door klanten, branche-eisen of aanbestedingen, bijvoorbeeld bij overheid, zorg of industrie. In dat geval is het niet verplicht vanuit de wet, maar kan het wel een harde voorwaarde zijn om mee te mogen doen of te mogen leveren. Het is daarom verstandig om goed te controleren of ISO 9001 echt als eis wordt gesteld en of de gevraagde scope aansluit op je activiteiten.
Een ISO 9001-beleidsverklaring is een verklaring van de directie waarin staat hoe de organisatie met kwaliteit omgaat. Je beschrijft de richting en uitgangspunten, zoals focus op klanttevredenheid, continu verbeteren en het naleven van relevante eisen van klanten, wetgeving en interne afspraken. De beleidsverklaring helpt om keuzes te sturen en vormt een basis voor het opstellen en beoordelen van kwaliteitsdoelen. Belangrijk is dat de tekst past bij de organisatie en in de praktijk herkenbaar is voor medewerkers.
De scope beschrijft welk deel van de organisatie onder ISO 9001 valt, bijvoorbeeld de hele organisatie of een specifieke dienst, afdeling of locatie. De scope bepaalt waar de eisen gelden en waar de auditor naar kijkt. Een duidelijke scope voorkomt misverstanden met klanten en auditors en helpt om het systeem niet groter te maken dan nodig. Ook is de scope belangrijk voor aanbestedingen: het certificaat moet passen bij de activiteiten die je aanbiedt.
ISO 9001 schrijft weinig vaste documenten voor. Wel moet je bepaalde informatie vastleggen en beheersen, zodat je kunt aantonen dat je kwaliteitssysteem werkt. Denk aan: het kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelen, de scope (wat valt er wel en niet onder), en afspraken over het omgaan met afwijkingen en verbeteracties. Ook zijn registraties nodig van interne audits, managementreview en de opvolging van verbeterpunten. Hoe je dit vastlegt mag passend bij je organisatie, zolang het duidelijk, actueel en bruikbaar is.
Je start met het bepalen van de scope en het kwaliteitsbeleid. Daarna breng je de belangrijkste processen in kaart en leg je werkwijzen vast, of je scherpt ze aan waar dat nodig is. Vervolgens voer je een interne audit uit om te toetsen of het systeem werkt zoals bedoeld. De directie beoordeelt dit in een managementreview en stelt waar nodig bij. Als de belangrijkste verbeterpunten zijn opgevolgd, volgt de certificeringsaudit door een externe certificerende instelling.
De doorlooptijd ligt meestal tussen de 2 en 6 maanden. Dit hangt af van de grootte van de organisatie, de complexiteit van processen en hoeveel er al is ingericht. De meeste tijd zit in het afstemmen en vastleggen van werkwijzen, het uitvoeren van een interne audit en het voorbereiden van de certificeringsaudit. ISO 9001 is geen haastklus, maar het hoeft ook geen langdurig traject te zijn als de basisprocessen al redelijk op orde zijn.
De kosten bestaan uit interne tijd, eventuele begeleiding en de kosten van de certificeringsaudit. Er is geen vast bedrag, omdat dit afhangt van het aantal medewerkers, locaties en de scope. Kleinere organisaties zijn meestal goedkoper uit dan organisaties met meerdere vestigingen of een brede scope. In de praktijk bepaal je de kosten vooral door hoe je het systeem inricht: ISO 9001 draait om passend organiseren en aantoonbaar beheersen, niet om zoveel mogelijk documentatie maken.
Het ISO 9001-certificaat is drie jaar geldig en wordt jaarlijks gecontroleerd via een controle-audit. In die periode moet je laten zien dat het kwaliteitssysteem actief wordt gebruikt en verbeterd, bijvoorbeeld via interne audits, het evalueren van kwaliteitsdoelen en het opvolgen van verbeteracties. Aan het einde van de drie jaar volgt een hercertificering. In de praktijk werkt het het best als je onderhoud onderdeel maakt van je normale manier van werken, in plaats van alleen vlak voor een audit.
ISO 9001 gaat over kwaliteitsmanagement: hoe je je processen organiseert en beheerst zodat je consistent aan eisen en verwachtingen voldoet en blijft verbeteren. ISO 27001 gaat over informatiebeveiliging: hoe je vertrouwelijke informatie beschermt en risico’s beheerst, bijvoorbeeld met beleid, maatregelen en controles. Kort gezegd: ISO 9001 gaat over de kwaliteit van werken en processen, ISO 27001 over de veiligheid van informatie en systemen.
ISO 9001 gaat over kwaliteitsmanagement: hoe je je processen organiseert en beheerst zodat je consistent aan eisen en verwachtingen voldoet en blijft verbeteren. ISO 14001 richt zich op milieumanagement: hoe je je milieu-impact vermindert en aantoonbaar voldoet aan milieuwetgeving en andere verplichtingen. Veel organisaties combineren beide normen omdat kwaliteit en milieu vaak in dezelfde processen samenkomen, bijvoorbeeld in inkoop, uitvoering en evaluatie.
ISO 9001 geeft meer structuur en duidelijkheid in processen en verantwoordelijkheden. Je krijgt beter inzicht in wat goed gaat en waar verbetering nodig is, waardoor je risico’s beter beheerst en afspraken consistenter nakomt. Ook helpt het om afwijkingen en klachten gestructureerd op te volgen, zodat je oorzaken kunt aanpakken en herhaling voorkomt. Voor klanten en opdrachtgevers kan ISO 9001 extra vertrouwen geven, omdat je kunt aantonen dat kwaliteit niet toevallig is, maar bewust is geborgd in je organisatie.
