Wat is ISO 45001?

ISO 45001 is dé internationale norm op het gebied van arbeidsgezondheid en veiligheid. Dit certificaat is de opvolger van de OHSAS 18001 en volgt- net als de overige ISO normen – de High Level Structure (HLS). Met het voldoen aan de ISO 45001 norm wordt een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem ontwikkeld en is het zeker dat er continu gewerkt wordt aan het beheersen en verbeteren van veiligheid en arbo binnen de organisatie.

Je leest hieronder meer over ISO 45001, wat het voor je organisatie betekent en wat Organisatieadviesbureau De Vaart daarbij kan betekenen. Wil je meer informatie over deze norm of hoe wij dat borgen bij onze klanten? Maak een vrijblijvende afspraak met één van onze ervaren adviseurs.

Voordelen ISO 45001

Het behalen van een ISO 45001 certificaat heeft verschillende voordelen, zowel extern als intern.

Externe voordelen ISO 45001

Met het behalen van een ISO 45001 certificaat zet je een goede stap in de richting van duurzaam ondernemen, doordat de gezondheid en veiligheid van je medewerkers en derden aantoonbaar serieus genomen wordt. Het geeft dus een extern (commercieel) voordeel, omdat je hiermee aantoont te voldoen aan eisen vanuit opdrachtgevers en daarmee de betrouwbaarheid verhoogd. Met een ISO 45001 certificering kom je dus (vaker) in aanmerking om mee te dingen bij aanbestedingen.

Interne voordelen ISO 45001

Wellicht nog belangrijker dan de externe voordelen, brengt het implementeren van een ISO 45001 systeem ook diverse interne voordelen op. Het systeem dat we bouwen is geeft de handvatten om eens kritisch naar de eigen organisatie te kijken en verbetering door te voeren, niet alleen tijdens de implementatie, maar juist ook daarna. Op die manier ben je als organisatie in staat om continu te blijven verbeteren. Denk aan zaken zoals:

Is er een duidelijke strategie op het gebied van arbeidsgezondheid en veiligheid en is deze correct uitgerold binnen het bedrijf?
Is onze organisatiestructuur logisch en is voor iedereen duidelijk wat er van hem/haar wordt verwacht? Vindt er een open gesprek plaats over veiligheid en gezondheid tussen management en medewerkers op de werkvloer?
Zijn onze (werk)processen rondom arbeidsgezondheid en veiligheid efficiënt en eenduidig?
Zijn alle arborisico’s van de onderneming in beeld en nemen we voldoende maatregelen om risico’s op een acceptabel niveau te krijgen?

Bij interne voordelen van een ISO 45001 certificaat, gaat het onder andere om:

door structureel contact tussen werkveld en directie waardoor een positieve werkcultuur ontstaat, waarbij veel aandacht is voor de arbeidsomstandigheden in de organisatie.
meer gemotiveerde en tevreden medewerkers.
minder kans op incidenten en ongevallen op de werkvloer. Met als gevolg dat er een kleinere kans is dat de organisatie moet opdraaien voor eventuele ziektekosten of juridische kosten naar aanleiding van een ongeval.
het inzichtelijk hebben van risico’s rondom arbeidsgezondheid en veiligheid en het implementeren van maatregelen.
meer structuur in de organisatie middels een managementsysteem waarin procedures en werkvoorschriften verwerkt zijn.
het biedt handvatten om de organisatie en processen structureel en continu te verbeteren.

Hoe behaal je een ISO 45001 certificaat?

In het kort komt het erop neer dat je voor een ISO 45001 certificering een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem moet opzetten en implementeren dat voldoet aan de eisen van de ISO 45001 norm. Nadat het managementsysteem minimaal 3 maanden in gebruik is, wordt het managementsysteem en hoe de organisatie hieraan opvolging geeft, getoetst door een certificerende instelling.

Wanneer je voor deze test (externe audit) slaagt, krijgt de organisatie voor 3 jaar het ISO 45001 certificaat uitgereikt. Waarbij jaarlijks, door de certificerende instantie, getoetst wordt of er nog wordt voldaan aan de eisen van de ISO 45001 norm.

Onze adviseurs hebben reeds jarenlange ervaring met alles wat komt kijken bij het opzetten van een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem. Wij begeleiden je organisatie graag bij het opzetten en implementeren van het managementsysteem voor ISO 45001.

Hoe zet je een managementsysteem op?

De Vaart kan je ondersteunen bij het opzetten van een managementsysteem dat aan de ISO 45001 voldoet. Wij hebben al meer dan 500 bedrijven geholpen en durven daarom te garanderen dat het gewenste certificaat behaald wordt!

Onze aanpak bij het opstellen van een managementsysteem is dat we de norm in de eerste instantie opzij leggen en jullie beleid, organisatie en processen als uitgangspunt nemen.

In onderstaand overzicht is te zien in welke 8 stappen wij samen zorgen voor een managementsysteem dat voldoet aan alle eisen en waarmee je organisatie klaar is voor certificering:

De eerste stap is het maken van een inventarisatie van de huidige structuur, werkwijze, procedures en andere relevante documenten die jullie reeds hanteren in de bedrijfsvoering op het gebied van veiligheid. Dit doen wij door met enkele sleutelpersonen binnen de organisatie te spreken. Het komt ook voor dat we in deze fase een meer uitgebreide GAP analyse uitvoeren als het bedrijf al (de basis van) een management systeem heeft. Deze inventarisatie geeft ons een helder beeld waar de organisatie staat en wat er nog moet gebeuren om het project succesvol af te ronden.

In deze stap brengen wij – op basis van interviews en een enquête – de organisatiestructuur in kaart. Het resultaat is een helder organigram met bijbehorende functieprofielen. Daarnaast zetten we de personeelszaken procedures op. Denk hierbij aan een duidelijk indiensttredingsprocedure, competentie management en een procedure voor functioneringsgesprekken. We letten hierbij ook specifiek op arbo-zaken, zoals het geven van veiligheidsinstructies en uitdelen van persoonlijke beschermingsmiddelen als een nieuwe medewerker in dienst komt. Als deze stukken zijn opgezet, begeleiden wij bij de implementatie.

Het resultaat van deze stap is dat voor ieder functie duidelijk is wat er wordt verwacht in het licht van de certificering. Ook zorgen de procedures voor duidelijkheid en eenduidigheid op het gebied van hoofdprocessen bij personeelszaken.

In deze stap nemen we het primair proces onder de loep. Op basis van interviews ontdekken we de punten in dit proces waarbij gezondheid en veiligheid een belangrijke rol spelen, bijvoorbeeld in de werkvoorbereiding van een project of het geven van instructies aan service engineers voordat zij naar klantlocatie gaan. Waar dit nog niet gebeurd is, beschrijven we de werkwijze in een procedure. Uiteraard zorgen we ervoor dat de procedures voldoen aan de norm. Deze werkwijze dient vervolgens met de betrokkenen te worden besproken. In een latere fase zal er ook een controle plaatsvinden of de procedures ook daadwerkelijk worden nageleefd.

Het resultaat van deze stap is een set interne afspraken over hoe de processtroom er intern uitziet. De medewerkers weten wat er moet gebeuren en interne overdrachten zijn duidelijk afgesproken. Dit op zich leidt tot meer grip en minder fouten of incidenten.

Om het beleid vorm te geven stellen we een risico-inventarisatie en -evaluatie op als deze nog niet aanwezig is of analyseren de bestaande ri&e. Deze analyse geeft ons inzicht in de belangrijkste gevaren en risico’s van de bedrijfsactiviteiten. Hieruit volgen doelstellingen waar de organisatie mee aan de slag kan. De doelstellingen koppelen we aan een beleidsverklaring die met de medewerkers wordt besproken.

Het resultaat van deze stap is een duidelijk richting waarin de organisatie zich wil ontwikkelen. Dit biedt houvast aan de medewerkers en zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant uit staan.

Nadat in de eerste 4 stappen de organisatie goed in kaart is gebracht, voldoet de organisatie waarschijnlijk al aan 90% van de normeisen. In de vijfde stap worden de procedures opgesteld die nodig zijn om geheel aan de gekozen norm te voldoen. Deze procedures zijn vaak ondersteunend en onder beheer van een intern aan te wijzen veiligheidscoördinator. Wij leren de coördinator met het systeem te werken, zodat jullie na de certificering op eigen benen kunnen staan. Indien wenselijk kunnen wij deze rol ook vervullen.

In deze fase gaan jullie actief met het systeem aan de slag. Het werk wordt uitgevoerd zoals we met elkaar hebben afgesproken en zoals het is beschreven in de processen. Tijdens deze fase zul je ook merken dat er nog gefinetuned moet worden en kunnen direct verbeteringen worden doorgevoerd om het werk nog effectiever of gemakkelijker te maken. De veiligheidscoördinator bewaakt in deze fase de naleving van het managementsysteem en zorgt dat verbeteringen worden doorgevoerd.

Op een gegeven moment zal er een interne controle plaatsvinden van naleving van de procedures. Dit gebeurt aan de hand van interne audits. De resultaten geven een goed beeld van het interne draagvlak, de werking van de afgesproken processen en vaak komen er aanpassingen en verbeteringen naar voren die het managementsysteem nog degelijker maken.

Aansluitend dient een management review te worden uitgevoerd. In deze vergadering evalueert de directie de werking van het managementsysteem en stellen jullie doelen op voor de continue verbetering van de organisatie.

De laatste stap! Nadat het managementsysteem minimaal 3 maanden operationeel is, komt een Certificerende Instantie langs voor een externe audit om te controleren of aan de eisen is voldaan. Een certificerende instantie is een onafhankelijk bedrijf die enerzijds beoordeelt of het managementsysteem aan de norm voldoet en anderzijds beoordeelt in hoeverre het eigen managementsysteem wordt nageleefd. Indien deze instantie akkoord gaat, is de certificering een feit. Over het algemeen komen certificerende instantie jaarlijks – aangekondigd – langs voor een opvolgcontrole.

Wat kan je van De Vaart verwachten?

Bij Organisatieadviesbureau De Vaart kan je terecht voor certificeringadvies en organisatieadvies. Wij begeleiden je bij jouw vraagstukken naar een oplossing die écht werkt voor jouw specifieke situatie. Er is geen sprake van een standaard werkwijze, maar we werken volgens een op maat gemaakt plan voor de organisatie.

In het geval van certificeringsadvies, volgen we niet standaard de eisen van de norm. We volgen de behoeften en wensen van jouw organisatie en zorgen er vervolgens voor dat je daarmee ook voldoet aan de norm, met als resultaat: het gewenste certificaat. Maar het belangrijkste resultaat gaat verder dan dat. De processen – intern en extern – zullen beter verlopen, je blijft interne efficiëntieslagen maken en kostenbesparingen worden mogelijk gemaakt.

Een samenwerking met De Vaart kenmerkt zich als volgt:

Praktisch, dus niet alleen advies, maar ook begeleiding bij de uitvoering.
Flexibel, inspelend op tijd en/of kennisgebrek bij opdrachtgevers.
Korte communicatielijnen, doordat wij veelal in house werken.
Wij nemen het bedrijf als uitgangspunt en adviseren van daaruit.
Wij verzorgen ook de implementatie van oplossingen. Ons doel is niet een centimeters dik rapport, maar een praktische oplossing voor het probleem.

Meer weten over Organisatieadviesbureau De Vaart? Lees het hele verhaal over De Vaart.

Direct contact met één van onze adviseurs.

Bel naar 010 26 88 015 of stuur een mail naar info@devaart.nl en stel je vraag geheel vrijblijvend.

Arbo- en veiligheidsmanagement

Met het hebben van een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem zorgt een organisatie ervoor dat zij op een proactieve wijze met werkgerelateerde gezondheid en veiligheid omgaan. Dit is van belang omdat er wereldwijd nog steeds 2,3 miljoen mensen per jaar overlijden als gevolg van arbeidsongevallen of ziektes die werkgerelateerd zijn.

Door de implementatie van een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem kunnen ongelukken, onveilige situaties en zelfs doden worden voorkomen.

Wat is een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem?

Een arbo- en veiligeheidsmanagementsysteem richt zich op het beschermen van de arbeidsgezondheid en veiligheid. Daarnaast zorgt het voor het optimaliseren van het beleid, interne organisatie en bedrijfsprocessen met als doel een veilige en gezonde werkomgeving creëren en de kans op incidenten zo klein mogelijk te houden. Dit fundament creëert meer grip op de dagelijkse veiligheid en gezondheidsomstandigheden biedt een duidelijke koers naar de toekomst.

Het managementsysteem is een set van organisatie- en procesbeschrijving die een leidraad vormt voor de beheersing van de activiteiten. De structuur die De Vaart hanteert voor een ISO 45001 certificering is opgebouwd uit een drietal niveaus: beleid, organisatie en proces. Hieronder is ieder niveau kort beschreven

Het beleidsniveau voor ISO 45001

Een beleidsverklaring met veiligheids- en gezondheidsdoelstellingen en actieplannen die de organisatie hanteert om deze doelen te behalen.

Het organisatieniveau voor ISO 45001

Op dit niveau wordt de organisatie in kaart gebracht. Denk hierbij aan het opstellen van een organogram, functieprofielen en vergaderoverzicht. Het opstellen van een procedure indiensttreding, opleiden, functioneringsgesprekken en communicatie.

Het procesniveau voor ISO 45001

Het in kaart brengen van relevante onderdelen van het dagelijkse proces, zoals bijvoorbeeld procedures verkoop, werkvoorbereiding, opstarten werk en uitvoering.

Het managementsysteem voor ISO 45001 certificering heeft met deze drie niveaus een overzichtelijke en efficiënte opzet. Deze opzet borgt continue verbetering van de effecten van de bedrijfsvoering op de geleverde arbeidsgezondheid en veiligheid.

Onze adviseurs werken in house, waardoor er korte lijntjes
zijn en we echt aanwezig zijn in de organisatie.

Begeleiding bij ISO 45001 certificering

De Vaart zorgt er – zoals hierboven weergegeven – in 8 stappen voor dat je organisatie een certificaat in handen heeft.

Je kunt hierbij kiezen voor de ontzorgvariant – waarbij wij het voortouw nemen en het systeem met je opzetten – of voor de variant waarbij je alleen begeleiding wilt en zelf het systeem gaat opzetten.

Onze service stopt niet bij het opzetten van een managementsysteem of het geven van advies. Samen met jou en je medewerkers zorgen we ook voor de implementatie van de benodigde oplossingen en bereiden we jullie voor op de externe ISO 45001 audit. We werken altijd vanuit jullie bedrijfsbelang. We zien de organisatie als klant, niet de directeur of een individu. Natuurlijk worden de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk belemmerd.

ISO 45001 certificaat: 3 jaar geldig

Voldoet het ISO 45001 managementsysteem aan de eisen van de ISO 45001 norm, is het managementsysteem 3 maanden in gebruik en is het door een certificerende instelling getoetst? Bij het behalen van deze toetsing, wordt de organisatie voorgedragen voor een ISO 45001 certificering en kan je het ISO 45001 certificaat binnen aantal weken verwachten.

ISO 45001 certificering is een driejarige cyclus met jaarlijkse audits. Dit wil zeggen dat het certificaat 3 jaar geldig is. Ieder jaar komt de certificerende instantie weer kort langs om te toetsen of de organisatie zich nog steeds aan het eigen arbo- en veiligheidsmanagementsysteem houdt.

ISO 45001 integreren in bestaand managementsysteem

De ISO 45001 norm heeft dezelfde bekende High Level Structure (HLS structuur) waarop andere normen zoals ISO 9001, 14001 (link) en ISO 27001 ook zijn gebaseerd. Dit betekent dat deze norm eventueel gemakkelijk te integreren is in een reeds bestaand managementsysteem. Om te voldoen aan de ISO 45001 norm zullen we de organisatie begeleiden bij het opzetten, implementeren, monitoren, onderhouden en verbeteren van een arbo- en veiligheidsmanagementsysteem.

ISO 45001 consultants met ruime ervaring

De consultants van De Vaart hebben een relevante HBO of WO opleiding genoten. Doordat we allerlei verschillende soorten bedrijven in ons klantenbestand hebben, beschikken ze over een brede basiskennis. Je krijgt altijd een consultant toegewezen die bij jou en je bedrijf past. Dit doen we voor een optimale samenwerking tussen jou, je medewerkers en onze organisatie. Periodiek bespreken we met onze consultant de voortgang zodat we de kwaliteit van het project kunnen waarborgen. Indien wenselijk kunnen we een tweetal consultants inzetten voor je organisatie.

Informatie en advies over ISO 45001

Heb je nog vragen over ISO 45001? Neem contact op met één van onze adviseurs door te bellen naar 010 26 88 015 of mail naar info@devaart.nl om te horen wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen. Onze adviseurs voorzien je graag en geheel vrijblijvend van het juiste advies.

Wij helpen je graag meer grip te krijgen op je organisatie.