Volle dagen, stilstaand bedrijf

Leestijd: 3 minuten

In de ruim acht jaar dat ik als bedrijfsadviseur actief ben, zie ik dat veel MKB-bedrijven moeite hebben om hun organisatie te verbeteren. Ik tref daarbij vaak dezelfde figuur aa: de afdelingsleider die al ruim voor de troepen aanwezig is, om vijf uur nog twee brandjes aan het blussen is en aan het eind van de dag het gevoel heeft dat hij keihard heeft gewerkt, zonder dat er iets wezenlijks is veranderd. Aan verbeterwerk komt hij alleen toe als de operatie het even toelaat. En dat moment is er zelden.

Deze figuur is niet gebonden aan een sector. Of het nu gaat om bouw-, productiebedrijven of dienstverleners, het beeld komt overal terug. Het gaat om leidinggevenden die inhoudelijk hun vak verstaan, betrokken zijn en hard werken. Maar die ondanks al die inzet de organisatie niet structureel verder brengen.

De operatie wint altijd

In de praktijk zie ik dit gebeuren: onder normale omstandigheden lukt het zo nu en dan om even uit de operatie te stappen. Maar die momenten van relatieve rust worden schaarser. Personeelstekorten, zij-instromers die meer begeleiding vragen dan een vakman, planningswijzigingen door ziekte. Het zijn gebeurtenissen die de leidinggevende dieper de operatie in trekken in plaats van de leidinggevende die de helikopterview houdt. Zo verdwijnt verbeterwerk consequent naar de onderkant van de agenda.

Druk zijn is niet hetzelfde als je organisatie verbeteren

Er zit een fundamenteel verschil tussen werken in een organisatie en werken aan een organisatie. In de meeste MKB-bedrijven die ik bezoek, is het eerste dominant. De leidinggevende zit diep in de operatie en zorgt dat alles blijft draaien. En dat lukt meestal ook. Maar juist daardoor blijft iets anders liggen. De tijd en aandacht om de afdeling en de organisatie structureel te verbeteren ontbreekt. Niet omdat het onbelangrijk wordt gevonden, maar omdat het telkens moet wijken voor de waan van de dag.

De organisatie functioneert, maar ontwikkelt zich niet. Zolang de focus ligt op het draaiende houden van vandaag, komt de vraag hoe het morgen beter kan structureel niet aan bod.

Wat het kost om dit niet te zien

De prijs van deze werkwijze wordt zelden in één keer betaald. De teloorgang gaat vaak in slow motion: marges krimpen omdat processen net niet lekker lopen. Goede mensen vertrekken omdat ze het gevoel hebben dat er niets verandert. De nieuwe medewerker wordt nooit echt goed ingewerkt en vertrekt weer net op het moment dat je dacht dat hij zelfstandig kon draaien.

Wat ontbreekt, is structurele tijd om te werken aan verbetering. Niet als losstaand project, maar als vast onderdeel van hoe de afdeling functioneert.

Agenda’s blokken

De aanpak hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het enige wat nodig is, is 1 of 2 vaste momenten per maand waarop niet de operatie centraal staat, maar de vraag: wat moet er anders en hoe pak ik dat aan? Plan deze momenten als vaste blokken in de agenda en verklaar ze heilig. Start niet te ambitieus door meteen een heel dagdeel of een hele dag te reserveren, maar start eens met een blok van 1 of 2 uur.

Tel uit je winst

Die 2 uren leveren meer op dan je op het eerste gezicht denkt. Door een terugkerend knelpunt echt op te lossen, gaat het werk direct efficiënter lopen. Medewerkers lopen minder vaak tegen dezelfde frustraties aan, wat merkbaar rust geeft op de afdeling. Tegelijkertijd zien zij dat signalen serieus worden genomen en dat er daadwerkelijk iets verandert. Dat vergroot het vertrouwen en de betrokkenheid. Zo zorgen die kleine, gerichte verbeteringen niet alleen voor een betere werkwijze, maar ook voor een sterkere basis in het team.

De harde praktijk

In theorie klinkt dit eenvoudig. In de praktijk zien we dat het lastig is om dit structureel vol te houden. Soms lukt het één of twee keer om tijd te blokkeren, maar daarna neemt de operatie het al snel weer over. Niet omdat de intentie ontbreekt, maar omdat het moeilijk is om dit alleen te organiseren of dit “erbij” te doen.

Juist daar ligt de meerwaarde van een De Vaart adviseur. Iemand die samen met jou bepaalt wat op dat moment het belangrijkste knelpunt is en die helpt om die twee uur ook echt effectief te benutten. We zijn daarbij geen toezichthouder op afstand, maar een directe sparringpartner en stok achter de deur.

Dat is wat wij in de praktijk doen: we bouwen op een langdurige relatie, werken samen op vaste momenten, maken concrete verbeterstappen en bouwen de discipline om het vol te houden. Want de meeste verbeterpunten zijn allang bekend. Het verschil zit in het structureel aanpakken ervan.

Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.